Claudias praktischer Ratgeber zu Projekterfahrungen

Meine Projekterfahrungen

Welche Projekterfahrungen haben Sie?
Die einzelnen Schritte im Projekt

Wohl jeder von uns hat schon mal beruflich oder privat ein Projekt gehabt. Eines der häufigsten privaten Projekte ist der Hausbau. Da könnten wohl viele Tipps geben und Geschichten erzählen, was alles geplant wurde und trotzdem schief gehen kann. Im Berufsleben sind Projekte meist ein Horrorszenario, weil es häufig endlos lange unproduktive Projektmeetings gibt, wo man sich nicht einig wird und zum Schluss keine Entscheidungen getroffen werden, um weiter zu kommen. Beim bloßen Gedanken schon eine frustrierende Sache.


Laut Wikipedia ist ein Projekt ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gelenkten Tätigkeiten mit Anfangs- und Endtermin besteht und durchgeführt wird, um unter Berücksichtigung von Zwängen bezüglich Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Geld bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal) und Qualität ein Ziel zu erreichen.


Gehen wir nun die einzelnen Schritte eines Projekts durch.


Die Definition des Projekts


Ein Projekt ist für mich immer ein Ziel, das erreicht werden soll. Dass kann z. B.

  • die Einführung einer neuen Software,
  • die Erstellung einer neuen Website,
  • eine ISO-Zertifizierung,
  • der Erwerb eines Fair-Trade-Siegels,
  • die Umsetzung von Richtlinien

sein.


Bleiben wir mal beim Beispiel der neuen Software, haben viele bestimmt schon mal im Betrieb erlebt. Das vorhandene Programm erfüllt nicht mehr die Anforderungen und es soll ein neues angeschafft werden und schon sind wir beim nächsten Schritt. 


Die Planung


Nach der Klärung, ob ein Budget für die neue Software vorhanden ist, geht es an die Planung:

  1. Aufnahme des Ist-Bestands, was die vorhandene Software kann und was nicht. Welche Anforderungen fehlen, was notwendig ist, was nicht.
  2. Recherche, welche Software den Anforderungen entspricht. In der Regel geschieht das heute über das Internet und dort findet man auch Bewertungen über das Produkt.
  3. Eine Alternative  ist ein „selbst gestricktes“ Programm, das intern oder extern genau nach den Bedürfnissen programmiert wird. Der Vorteil ist, dass es genau passend gemacht werden kann. Der Nachteil ist die Abhängigkeit vom Programmierer, da jedes Programm früher oder später gewartet werden muss, Updates, Upgrades, Änderungen und Anpassungen notwendig sind.
  4. Bei der Entscheidung über eine interne oder externe Realisierung muss geprüft werden, ob es Sinn macht, einen Programmierer für die Dauer des Projekts oder ganz für eine kontinuierliche Unterstützung einzustellen.
  5. Angebote einholen. Um später keine Überraschung mit unerwarteten Kosten zu erleben, sollte genau beschrieben werden, was konkret benötigt wird und auch nachgehakt werden, wenn etwas fehlt. Meistens macht jeder Anbieter Standardangebote und geht nicht genau auf die Anfrage ein, so dass direkte Vergleiche schwierig sind.
  6. Nach Auswertung der Angebote kommt die Entscheidung. Diese ist abhängig von:
    - den Anforderungen, die die Software erfüllt bzw. nicht erfüllt,
    - den Finanzen,
    - der Zeit, die für die Umstellung/Einführung zur Verfügung steht,
    - den internen Ressourcen an Personal, die das Projekt unterstützen müssen.
  7. Für die Motivation ist es wichtig, dass die Mitarbeiter von Anfang an durch konkrete Informationen und Einbeziehen erkennen, welchen Nutzen die neue Software für sie haben wird.

Die Zusammenstellung eines Projektteams


Idealerweise wird aus jeder Abteilung, die mit der neuen Software arbeiten muss, ein Mitarbeiter ausgewählt. Wichtig ist ein Projektleiter, der alles koordiniert, Informationen sammelt, weitergibt und Entscheidungen trifft. Konflikte sind vorprogrammiert. Es wird nicht immer einen Konsens geben. Flache Hierarchien, eine einfache Kommunikation, klare Anweisungen sind immens wichtig, um effizient und effektiv zu arbeiten und das Ziel zu erreichen. Primäres Ziel ist dabei die Motivation aller Beteiligten, um als sekundäres Ziel die Software erfolgreich einzuführen.


Die Vorbereitung


Jedes Projektmitglied muss für seine Abteilung klären, welche Daten übernommen werden sollen. Eine neue Software ist eine prima Gelegenheit, um z. B. Karteileichen, Berichte, die nicht mehr oder nie gebraucht wurden, zu eliminieren. Ein Teil ist vielleicht schon in der Planungsphase geklärt worden. Datensicherung ist dabei ebenfalls ein wichtiger Punkt.

 

Ein Punkt darf bei der Einführung einer neuen Software nicht außer Acht gelassen werden, nämlich die passende Hardware. Wenn bei der Arbeit ständig eine Sanduhr auftaucht, weil es lange Ladezeiten gibt, oder die Meldung "Keine Rückmeldung" erscheint, ist das sehr frustrierend und die Arbeit kann nicht so schnell erledigt werden wie der Mitarbeiter das vielleicht gerne tun würde. Ein ehemaliger Chef von mir hat es mal auf den Punkt gebracht "Mir könnt ihr ruhig eine alte langsame Mühle geben, ich arbeite nicht viel am Computer, aber meine Mitarbeiterin braucht einen schnellen Rechner."


Die Umsetzung


Es ist von Vorteil, eine Testversion zu haben, um die Funktionen vorab zu testen und zu überprüfen. Sie vermeidet grobe Fehler, wobei beim Live-Start trotzdem noch der eine oder andere Punkt zu Tage kommt, wo nachgebessert werden muss. Die Projektmitglieder sind nach Möglichkeit für die Schulung der Kollegen zuständig und gleichzeitig Ansprechpartner bei Problemen. Auf gar keinen Fall sollte bei der internen und externen Schulung gespart werden.

Es wird immer Kollegen geben, die sich gegen die Neuerung sträuben und nicht richtig mitmachen, weil es im ersten Moment mehr Arbeit gibt. Deshalb sind kurze Wege bei Problemen, eventuell eine interne Support-Hotline wichtig.

Ebenso wichtig ist auch, klare Entscheidungen zu treffen und ständige Änderungen zu vermeiden. Es ist nicht besonders motivierend für einen Programmierer, wenn er immer wieder neu programmieren muss. Und alle Beteiligten sind ebenso frustriert, wenn es immer wieder Umstellungen, Verzögerungen und unnötige Mehrarbeit gibt. Außerdem kann es bei solchen Änderungen passieren, dass ungewollt ein anderes Problem entsteht, weil die Abfrage geändert wurde.

 

Technische Probleme


Technische Probleme werden oft mit einer unspezifischen Meldung wie z. B. „Das geht nicht“ oder „Es funktioniert nicht“ gemeldet. Wichtig ist dabei, genau nachzufragen, was nicht funktioniert. Was der Anwender für Eingaben gemacht hat, was er erreichen wollte, was das Ergebnis war und selbst zu versuchen, das Problem zu reproduzieren, um eine konkrete Fehlerbeschreibung an den Programmierer weitergeben zu können.


Die Kontrolle und Erfolgsmessung


Nach der Einführung muss geprüft werden, ob alles so funktioniert, wie es soll. Ggf. sind weitere Investitionen für Änderungen, Anpassungen und Verbesserungen notwendig. Wenn man vorher an der falschen Stelle gespart hat, zahlt man hinterher meist erheblich mehr. Die Projektmitglieder müssen sehr aufmerksam sein und ein offenes Ohr haben für menschliche und technische Probleme, die idealerweise im Projektteam besprochen und gelöst werden.


Hier gibt es noch ein interessantes Interview von microTOOL mit Clemens Schmidt zum Thema Softwareeinführung.

 

Meine Projekterfahrungen habe ich übrigens als Teammitglied bei der Einführung einer neuen Software, Erstellung einer neuen Website und ISO-Zertifizierung des Unternehmens gesammelt. Praktisch kann jedes Ziel, das man sich beruflich oder privat setzt, als Projekt definiert und entsprechend geplant werden. Mit einer guten Organisation (Planung und Vorbereitung) ist schon viel gewonnen.

 

Fazit

Der wichtigste Punkt bei einem Projekt zur Einführung einer neuen Software ist, die Mitarbeiter, die später mit dem Programm arbeiten müssen, von Anfang an ins Boot zu holen. Je mehr in der Planungsphase geklärt und in der Vorbereitungsphase erledigt wird, desto einfacher wird die Umsetzung. Motivierte Mitarbeiter sind von zentraler Bedeutung für die erfolgreiche Realisierung eines Projekts.


Und welche Erfahrungen mit Projekten haben Sie gemacht?

Kommentare: 6 (Diskussion geschlossen)
  • #1

    Peter (Montag, 12 Oktober 2015 08:54)

    Hallo Claudia,
    ürsprünglich komme ich aus der Technologiebranche, organisieren von Arbeitsabläufen. Das ist ähnlich dem, was Du beschreibst. Man erlernt es mit vielen Höhen und Tiefen. Nach der Wende habe ich als Leasingarbeiter (Elektriker) und als Angestellter auf einer Tankstelle gearbeitet. Die viele Arbeit war chaotisch organisiert. Mit Hilfe meiner Mitstreiter habe ich einzelne Arbeitsabläufe systematisch geplant, mit dem Ergebnis, die arbeiten, effizienter erledigt zu haben. Die Arbeitenden hat es gefreut. Chefs haben das sehr unterschiedlich gesehen. Nur wenige Chefs erkannten den Nutzen. Die Meisten sind zum chaotischen Arbeitsablauf zurückgekehrt. Deswegen denke ich, Projektarbeit ist sehr wichtig. Meine dewiese, lieber 2 Wochen nachdenken, gearbeitet ist dann fix!
    Viele Grüße
    Peter

  • #2

    Claudia (Montag, 12 Oktober 2015 13:32)

    Hallo Peter,
    vielen Dank für Deinen Kommentar. Das Organisieren von Arbeitsabläufen kann auch als Projekt bezeichnet werden. Ziel ist dann, die Abläufe zu vereinfachen, so dass die Arbeit schneller erledigt werden kann und Kosten gespart werden können. Kann ich mir gut vorstellen, dass das gar nicht so einfach ist. Meistens stößt man bei Vorschlägen dazu auf Abwehr und hört Kommentare wie "das war schon immer so". Viele sträuben sich gegen Neuerungen und müssen erst überzeugt werden. Da stimme ich Dir zu, die Arbeit ist schneller erledigt, wenn vorher gut nachgedacht wurde.
    Viele Grüße
    Claudia

  • #3

    Thomas (Montag, 12 Oktober 2015 18:15)

    Ein sehr schöner Artikel.

    Die von Die beschriebenen Beispielprojekte habe ich alle erlebt. Und gerade die Migration eines Kundenverwaltungssystem inkl. Abrechnung war mit Sicherheit mal die größte und spannendste Herausforderung. Zumal es vom Mutterkonzern "verordnet" war und bei den MitarbeiterInnen bei uns nicht ganz so gut ankam.

    Zum Glück bin ich in der Position als Projektleiter der ganzen Geschichte eine gewisse produktive Dynamik zu geben. Unsinnige, stundenlange Sitzungen ohne Ergebnis, dagegen bin ich hochgradig allergisch. Dann lieber am Ende, mit einer pragmatischen Lösung in den nächsten Abschnitt gehen. Zum Glück arbeite ich mit KollegInnen zusammen, die fast alle ähnlich ticken.

    Daher kann ich auch Deine Ausführungen hier nur unterschreiben. Wenn man all diese Schritte konsequent durchzieht, dann kommt man auch zum Ziel.

    LG Thomas

  • #4

    Claudia (Montag, 12 Oktober 2015 19:06)

    Hallo Thomas,
    vielen Dank für Deinen Kommentar. Wirklich gut geschrieben, ich musste gleich schmunzeln. So einen Projektleiter wie Dich kann man sich ja nur wünschen, um ohne frustrierende Meetings sein Ziel zu erreichen. Das ist wirklich Glück, wenn die Kollegen mitziehen. "Produktive Dynamik" gefällt mir übrigens sehr gut. Stelle mir gerade vor, wie Du in Aktion ein Projekt durchziehst.
    Viele Grüße
    Claudia

  • #5

    Thomas (Montag, 12 Oktober 2015 19:36)

    Hm, böse Zungen behaupten, ich sei schon mal anstrengend bei solchen Dingen. Das ist natüüürlich maßlos übertrieben. ;-)

    LG Thomas

  • #6

    Claudia (Dienstag, 13 Oktober 2015 06:25)

    Hallo Thomas,
    vielen Dank für Deinen 2. Kommentar. Da kann ich Dich beruhigen, den Vorwurf habe ich mir auch schon anhören können. ;-)
    Viele Grüße
    Claudia